cuadro sinoptico ,documentos de compra

Una orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. También podemos denominar a una orden de compra como un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas. Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; así mismo, se considera el detonador del proceso comercial.

Un factor clave en la operación del proceso es el correcto uso y aplicación de los estándares. Sin embargo, la interpretación y el uso que se les da dependen directamente de las necesidades del negocio.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. La orden debe contener información comercial y específica bajo condiciones acordadas entre el vendedor y el comprador del bien a adquirir; así como los términos de entrega, las penalidades por incumplimiento, descuentos, bonificaciones, etc. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra

- Nombre y dirección del proveedor

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Términos de entrega y de pago

- Cantidad de artículos solicitados

- Número de catálogo

- Descripción

- Precio unitario y total

- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden

- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

¿Elementos de una orden de compra bien elaborada? 

Una orden de compra clara y bien especificada es clave para la transacción.

Identificación de orden:

Rabbit Mountain asigna a cada transacción un “número de orden”.  Para nosotros es problemático conteste a una pregunta sobre “los mosquetones”.  Es bastante fácil contestar a una pregunta sobre “Orden 3957”.  Para no confundirnos, favor de hacer referencia a este número cuando nos comunique al respecto.

Datos para Facturación:

Para elaboración correcta de documentos internacionales, necesitamos datos (nombre, dirección, registro federal de impuestos, etc.) sobre quien facturar.  Si la orden no tiene esta información, utilizaremos la de nuestros archivos.

Modo de Pago

Favor de indicar como pagará (¿Tarjeta de crédito, Giro, Transferencia Electrónica?

Donde enviar la mercancía:  (Entrega)

No podemos calcular flete doméstico hasta que tengamos esta información, entonces, no vamos ni empezar a procesar hasta que sepamos donde enviar la mercancía.  Favor de incluir esta informacion con cada orden de compra.  No vamos a asumir nada al respecto porque muchos clientes cambian de dirección a menudo.  Datos incluidos con cada orden de compra deben de incluir:

a.  Nombre del negocio donde vamos a enviar los bultos.
b.  Dirección, con código postal.
c.  Número de teléfono del lugar.
d.  Nombre de la persona encargada.
e.  Dirección de correo electrónico de la persona encargada.

Como enviar la mercancía:

¿Normal (5 días),  3-días,  2-días, Próximo día, Aéreo, Marítimo?  Sin esta información, enviamos mercancía por servicio normal de UPS o FedEx

Lista de artículos:  (¿Qué compro?)

Cantidad:
Nota bien que algunos claves representan docenas o media-docenas.  Favor de tener cuidado y utilizar la lista actual de precio.

 Clave:
Cada artículo tiene su clave.  Favor de incluir esta información.  No podemos procesar la orden hasta que tengamos bien especificada la clave de cada artículo.  De vez en cuando cambian las claves.  Favor de utilizar la lista actual de precios.

Descripción:
Para evitar errores, necesitamos la descripción del articulo de la lista de precios.  Si la clave y la descripción son de diferentes artículos, no podemos procesar la orden hasta que esté resuelta la ambigüedad.

Precio:
Nos indica cuánto esperas pagar.  Favor de utilizar la lista actual de precios.  Cada precio que no corresponda a precios actuales es un problema.

ORDEN DE RECEPCION DE COMPRA

La palabra francesa réquisition viene del latín requisito(búsqueda) deverbal de requiere (buscar, preguntar, informarse, necesitar), presente en castellano con requerir.

Varios términos militares del francés entraron en el castellano, la requisición es uno de ellos. Se utiliza en tiempo de guerra, al embargarse todo cuanto necesitan las fuerzas armadas (animales, alimentos, vehículos, etc).

Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y / o servicios, donde tú puedes escoger la mejor para optimizar tus costos de operación. Únicamente tienes que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que requieres y nosotros de inmediato le informamos a todos los proveedores especializados para que te envíen una respuesta con lo que ofrecen.

¿Qué es una requisición Personal?

Una requisición de personal es una solicitud que es hecha al área de selección por cualquier división o departamento de la organización que necesita encontrar a un candidato para ocupar una vacante disponible. En una requisición se detallan los requisitos que debe cumplir una persona para desempeñarse en el cargo.

Usted o quienes en su compañía requieran personal deben usar este módulo para hacer las requisiciones de las personas que necesitan para ocupar los cargos que queden vacantes.

¿Qué es una requisición de Compra?

Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:

- Numero de requisición

- Nombre del departamento o persona que solicita

- Cantidad de artículos solicitados

- Identificación del número de catálogo

- Descripción del artículo

- Precio unitario

- Precio total

- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados

- Costo total de requisición

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Firma autorizada.

Administración de requisiciones

Todo proceso de compras comienza con una requisición de productos realizada por cualquier departamento al departamento de compras.

Las requisiciones contienen: la fecha en que se realizó la misma, el departamento que solicita los productos, el nombre de la persona que la capturó, la lista de los productos pedidos, la cantidad por SKU, la prioridad (alta, media ó baja) de acuerdo a la urgencia de la necesidad de los productos, la fecha para la que son necesarios los mismos y un proveedor sugerido por el requeridor para la compra de los mismos.

Si la requisición no ha sido aún considerada en una orden de compra, está puede ser modificada ó borrada.

Las requisiciones no pueden formar parte de una orden de compra hasta que estas no hayan sido previamente autorizadas por el usuario que esté facultado para ello.

ORDEN SOBRE DEVOLUCIONES SOBRE COMPRA

Fecha: ________________________________

    

No. de Empresario: ________________________________ Nombres y Apellidos:  ____________________________________

INSTRUCCIONES:

• Diligencie adecuadamente el formulario registrando la mercancía devuelta en la tabla ubicada en la parte inferior de este documento y

diligencie TODAS  las casillas dispuestas para ello.

• Agradecemos ante todo la claridad y sinceridad de la información suministrada a través de este formato, ya que de ésta depende que

podamos brindar cada día un mejor servicio. 

RECUERDE:

1. Detectado el motivo de inconformidad con la mercancía,  devuélvala personalmente en el  Amway Shop en Bogotá junto con la factura

respectiva y este formulario previamente diligenciado. Si ud. está fuera de Bogotá, envíela a la Bodega de Amway Colombia ubicada en

Bogotá en la dirección Cra 127 No 15 B 50 int. 4 Bodega 6.

2. En caso de que ud. decida enviar los productos por correo, envíe lo siguiente  dentro de un sólo paquete:

a) Productos

b) Factura, con la cual fueron adquiridos los productos a devolver

c) Formato de Devolución debidamente diligenciado o carta justificando los motivos de la devolución.

3. Si el solicitante es un Empresario Amway el dinero de su devolución será acreditado a su cuenta de Amway (AR) inmediatamente. De no

ser utilizado en compras, se sumará a sus honorarios correspondientes al mes en él que la devolución sea procesada. Esta devolución le

generará VPs y VNs Negativos.

4. Si se trata de un Cliente o un Asociado, el dinero correspondiente a la devolución será cancelado en un cheque  emitido a los 15 días de

ingresada la devolución al sistema, a nombre de quien el cliente determine previamente por escrito.

5. En caso de Renuncia, el dinero correspondiente a los productos devueltos se pagará con un cheque emitido a los 15 días hábiles después

de ser ingresada la devolución en el sistema o se consignará  en el mismo tiempo, en una cuenta bancaria especificada por escrito 

previamente por el solicitante.

6. Las devoluciones por exceso de inventario, están sujetas al 10% de descuento y sólo se recibirán con la condición de que la mercancía se

encuentre vigente y esté en condiciones adecuadas.

7. Ud. puede  realizar recompra de productos acercándose a las cajas en el Amway Shop con el formato de devolución entregado por el

Auxiliar de Garantías o, si ud. está fuera de Bogotá, puede solicitar le sea facturada su recompra de productos diligenciando el campo

dispuesto para tal fin al final de este formato o mediante solicitud explícita dirigida a Amway Colombia con Atención a Garantías. 

IMPORTANTE:

• PASADOS LOS 90 DÍAS DE LA GARANTÍA TOTAL DEL PRODUCTO OFRECIDA POR AMWAY COLOMBIA, NO SE ACEPTAN DEVOLUCIONES. EL

SUERO FACIAL INTENSIVO CUENTA CON UNA GARANTÍA DE 30 DÍAS CALENDARIO CONTADOS  A PARTIR DE LA FECHA DE COMPRA.

• El HORARIO DE DEVOLUCIONES EN EL AMWAY SHOP ES: LUNES A VERNES DE 10:00 A.M. A 6:00 P.M. Y SÁBADOS 10:00 A.M. A 5:00 P.M. 

ESTAS SÓLO PODRÁN HACERSE HASTA EL 25 DE CADA MES. 

• LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS EN PROMOCIÓN, NO TIENEN CAMBIO.

MOIVOS DE DEVOLUCION   MARQUE CON UNA X LA  O LAS CASILLAS CORRESPONDIENTES A LOS MOTIVOS POR LOS CUALES USTED DESEA HACER LA

DEVOLUCIÓN:

A. DAÑADO

B. INSATISFACCIÓN CON LA CALIDAD

C. INSATISFACCIÓN CON EL PRECIO

D. RENUNCIA

E. DIFICULTAD PARA LA VENTA

F. ERROR DEL EMPRESARIO

G. REACCIÓN ADVERSA

H. SOBRESTOCK

Código del producto  Cantidad  Nombre  Motivo de devolución

      

Recibido por: ______________________Fecha:_____________________________